Un clic, un scan, un « bon pour accord » : tout cela vous engage, rien de tout cela ne prouve la même chose. Voici ce que le droit européen distingue vraiment, ce qu’il n’exige pas, et une dernière fiche pour savoir ce que vous pourriez montrer le jour où l’on se dispute.
Le courrier recommandé est arrivé lundi, à 10 h 05, et Hélène l’a ouvert debout, entre deux appels. Elle tient l’administration des ventes depuis onze ans ; elle reconnaît chaque client à sa voix. Celui-ci fabrique du matériel agricole et vous a commandé en juin une ligne de conditionnement sur mesure. Il a changé d’acheteur au printemps. Le nouveau écrit, avec une courtoisie de notaire, que sa société « n’a jamais validé la version du devis » sur laquelle vous avez fabriqué.
Hélène retrouve le dossier en trois minutes. Elle est bonne. Le devis en version 3, renvoyé en PDF, porte la signature de l’ancien acheteur — une image, collée en bas de page. La version 4, avec l’option et le prix révisé, a été acceptée par un courriel de trois mots : « OK pour moi ». Personne n’a jamais signé la version 4.
Tout le monde était d’accord en juin. C’est en septembre qu’il faut le démontrer.
Mercredi dernier, Karim se demandait s’il signerait l’annexe S à l’encre ou d’un clic. Hélène, elle, n’a pas eu le loisir de choisir : on lui pose la question après coup.
Ce qui se passe vraiment
Vous signez beaucoup plus que vous ne le croyez, et presque jamais avec un stylo.
Vous cliquez sur « J’accepte » au bas d’un portail fournisseurs. Vous répondez « bon pour accord » à un devis. Vous collez l’image de votre signature — celle que quelqu’un a scannée il y a des années et qui dort dans un dossier nommé « Divers » — au pied d’un contrat, puis vous l’envoyez en pièce jointe. Vous recevez un lien vers une plateforme de signature et vous tracez un paraphe du bout du doigt sur votre téléphone, dans un taxi. Chacun de ces gestes vous engage. Aucun ne laisse la même trace.
Car une signature, quelle que soit sa forme, doit répondre à deux questions le jour où quelqu’un la conteste. Qui a accepté ? Et qu’a-t-il accepté, exactement — quelle version, quelle page, quel prix ? L’encre répond aux deux par nature : une main, une feuille, un exemplaire. Le numérique les sépare. L’image scannée dit peut-être qui ; elle ne dit rien du quoi, puisqu’elle se colle aussi bien sur la version 3 que sur la version 4, et sur tout document qu’on voudra. Le « OK pour moi » dit peut-être quoi, si le bon devis était joint au bon message ; il dit qui, tant que personne ne soutient que la boîte de l’acheteur était lue par toute son équipe.
Personne ne ment, dans ces histoires. Les acheteurs changent, les mémoires s’estompent, les fichiers se renomment, et le client qui vous voulait du bien en juin a un nouveau directeur financier en septembre. La preuve ne sert pas contre les gens malhonnêtes, qui sont rares. Elle sert contre le temps, qui ne l’est pas.
Ce n’est donc pas une question d’outil. Les plateformes de signature vous proposeront volontiers leur formule la plus complète, et elle a son usage. Mais la vraie question se pose avant, et elle vous appartient : parmi tout ce que vous signez, qu’est-ce qui mériterait d’être démontré un jour, et par qui ?
Voici la bonne nouvelle, et elle est de taille. Pour l’essentiel de ce que vous signez entre entreprises, le droit ne vous impose ni certificat, ni abonnement, ni boîtier. Il vous laisse choisir le niveau de preuve, et il vous demande seulement d’en assumer le choix. Autrement dit : de savoir, le jour venu, où se trouve ce que vous avez accepté — chez vous, ou chez l’autre.
Ce que dit le texte
Le règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS, régit la signature électronique depuis le 1er juillet 2016. Le règlement (UE) 2024/1183, entré en vigueur le 20 mai 2024, l’a profondément complété [1]. C’est un règlement : le même texte s’applique à Paris, Bruxelles, Madrid, Luxembourg et Berlin.
Trois niveaux, pas davantage. L’article 3 en définit trois [1] :
- la signature électronique — des données électroniques jointes à d’autres et « que le signataire utilise pour signer ». Le clic sur un portail en est une, comme le paraphe au doigt. On la dit couramment « simple » ; le texte, lui, ne lui donne aucun adjectif ;
- la signature électronique avancée — elle satisfait aux quatre exigences de l’article 26 : liée au signataire de manière univoque, permettant de l’identifier, créée avec des données qu’il est seul à contrôler, et liée au document de sorte que toute modification ultérieure soit détectable ;
- la signature électronique qualifiée — une signature avancée, créée avec un dispositif qualifié et reposant sur un certificat délivré par un prestataire inscrit sur une liste de confiance publique.
La phrase qui vous laisse de la place. L’article 25, paragraphe 1, se lit ainsi : « L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée. » Le paragraphe 2 réserve à la seule signature qualifiée l’équivalence avec la signature manuscrite [1].
Ce que le règlement laisse au droit national. Il n’affecte ni la conclusion ni la validité des contrats, qui relèvent de chaque État (article 2, paragraphe 3) [1]. En France, la signature électronique doit reposer sur un procédé fiable d’identification (code civil, article 1367). Ce procédé n’est présumé fiable que pour la signature qualifiée [2] [3]. Pour les deux autres niveaux, c’est à celui qui s’en prévaut de démontrer la fiabilité du procédé. Deux règles allègent ce fardeau. Entre commerçants, les actes de commerce se prouvent par tous moyens (code de commerce, article L. 110-3) [4]. Et les parties peuvent convenir de leurs propres règles de preuve (code civil, article 1356) [2]. Ce que prouve un clic sur le portail d’un client est donc, le plus souvent, écrit dans les conditions d’utilisation de ce portail — celles que personne n’a lues.
La signature scannée. La Cour de cassation a jugé, le 14 décembre 2022, que l’image numérisée d’une signature n’est pas une signature électronique au sens du code civil. Elle a jugé aussi qu’elle ne vaut pas absence de signature lorsqu’elle n’est pas contestée et identifie un signataire habilité [5]. Une signature scannée tient donc tant que personne ne la conteste. C’est très exactement la situation qu’Hélène ne connaît plus.
Ce qui n’est pas exigé. Ni le règlement ni le code civil n’imposent une signature qualifiée pour un devis, un bon de commande ou une annexe fournisseur entre entreprises, sauf si la loi ou votre contrat en dispose autrement [1] [2] [4]. Pour l’annexe S de Karim, la réponse tient en une ligne : le clic suffit, à condition de garder chez vous la preuve de ce que vous avez accepté. Le portail, lui, garde la sienne.
Le portefeuille européen d’identité numérique. Chaque État membre doit en fournir au moins un au plus tard le 24 décembre 2026, soit vingt-quatre mois après l’entrée en vigueur des actes d’exécution [1] [6]. Son usage est volontaire. Il est gratuit pour les personnes physiques, qui peuvent y signer gratuitement en qualifié ; les États peuvent toutefois réserver cette gratuité aux usages non professionnels [1]. À compter du 24 décembre 2027, certaines entreprises privées devront l’accepter lorsque leurs clients le demandent. Les micro et petites entreprises en sont expressément exceptées (article 5 septies, paragraphe 2) [1].
Si votre client est à Bruxelles ou à Munich. La signature qualifiée est reconnue comme telle dans tous les États membres [1] ; c’est la seule dont l’effet ne dépend pas de la frontière. Pour les deux autres niveaux, la question utile n’est pas « quel pays ? », mais « quelle loi régit le contrat ? ». La réponse figure dans vos conditions générales, ou dans celles de votre client.
La Méthode : L’Ours, la Voiture et l’Accident
Un mot sur le nom. On dit L’Ours, la Voiture et l’Accident parce que c’est ainsi qu’on le retient ; on l’applique dans l’autre sens, parce que c’est ainsi qu’il fonctionne. La Voiture d’abord — on ne priorise pas ce que l’on ne connaît pas. L’Ours ensuite. L’Accident, lui, ne se pratique pas : il arrive.
La Voiture
Pour conduire, vous n’avez pas besoin d’être ingénieur automobile ou garagiste. Mais pour la conduire, il vous faut une formation, un permis, être en bonne santé, une voiture en bon état, et quelques informations à propos de votre destination. Cela suffit à aller de A à B sans difficulté. La Voiture embarque deux étapes :
Connaître vos dix principaux risques — pour vous, votre entreprise, votre système d’information, vos équipes et vos tiers. Ici, le premier n’est pas le faussaire : c’est la version. On se dispute rarement sur le fait d’avoir signé, presque toujours sur ce que l’on a signé. Le deuxième est plus discret. La preuve de votre engagement se trouve souvent chez l’autre — dans le journal de son portail, dans sa plateforme, dans sa boîte de réception — et vous n’en avez aucune copie.
Savoir ce que vous avez. On ne protège pas ce que l’on ne connaît pas. Sur ce sujet, cela veut dire dresser la liste de ce qui vous engage, en ne comptant pas seulement les contrats, mais aussi les devis acceptés, les bons de commande, les annexes des clients, les conditions générales cochées, les avenants conclus par courriel. En face de chacun : comment il a été signé, et où se trouve la preuve.
L’Ours
Si un ours vous poursuit, vous n’avez pas besoin de courir vite. Vous avez besoin de ne pas être le dernier. L’Ours embarque deux étapes :
Prioriser. Tout n’a pas la même importance et tout ne mérite pas la même protection. Trois questions suffisent à trier : l’engagement est-il important par son montant ou sa durée ? Est-il susceptible d’être contesté ? L’autre partie est-elle dans un autre pays ? Pour la plupart de vos documents, la signature la plus simple fait l’affaire, pourvu que vous gardiez le document exact et le message qui l’accepte. Pour quelques-uns, le niveau avancé ou qualifié vaut son prix. Et puisqu’il est question d’ours : le jour du litige, il ne vous est pas demandé la meilleure preuve d’Europe. Il vous est demandé une meilleure preuve que celle de l’autre.
Réduire. Si vous ne l’utilisez pas, ou si vous ne savez pas ce que c’est, vous n’en avez probablement pas besoin. L’image de votre signature qui dort dans « Divers », à la disposition de quiconque ouvre le dossier. Les cinq façons différentes d’accepter un devis dans la même maison. Les comptes ouverts sur des plateformes de clients par des collaborateurs partis depuis. Chacun de ces éléments supprimé est une manière de moins de s’engager sans le savoir — et une version de moins à défendre.
L’Accident
L’accident n’embarque pas d’étape. L’accident, c’est de la réaction. Pour cela, on s’y prépare avant. On s’y est préparé avant, sans le savoir, en sachant ce que l’on avait et en sachant ce qui comptait.
Le courrier de lundi, 10 h 05, est l’accident. Il ne se traite pas en fouillant des boîtes de réception. Il se traite en ouvrant une fiche où il est écrit, depuis le mois de juin, quelle version a été acceptée, par qui, de quelle façon, et où la preuve est rangée. Hélène aurait répondu dans la matinée. C’est ce que la fiche de la semaine vous fait écrire.
L’outil de la semaine
La Boîte à Gants — n° 5 : la fiche des preuves
Elle remplit les lignes « eIDAS » et « Identité numérique » de la fiche n° 1, et se lit très bien sans elle.
Une ligne par type de document qui vous engage, pas une ligne par document. Cinq colonnes. Comptez une heure avec la personne qui tient l’administration des ventes et celle qui signe le plus souvent pour l’entreprise.
| Ce qui nous engage | Comment c’est signé aujourd’hui | Où est la preuve | Le niveau qu’il faudrait | Qui la conserve |
|---|---|---|---|---|
| Devis acceptés | « Bon pour accord » par courriel | Boîte de l’ADV — le devis est-il joint ? | Simple, avec le PDF exact | |
| Annexes et questionnaires des clients | Clic sur leur portail | Chez le client | Simple — garder notre copie · → fiche n° 4 | |
| Bons de commande reçus | ||||
| Conditions générales acceptées en ligne | ||||
| Contrats-cadres et contrats de plusieurs années | Image de signature collée, PDF par courriel | Avancée ou qualifiée, selon le montant | ||
| Avenants conclus par courriel | ||||
| Contrats de travail et avenants | ||||
Comment la remplir.
Ce qui nous engage — un type de document, nommé comme on le nomme dans la maison : « les devis », « les annexes des clients », « les CGV des fournisseurs ».
Comment c’est signé aujourd’hui — ce qui se passe réellement, pas ce que prévoit la procédure. « Image collée en bas du PDF » est une réponse exacte.
Où est la preuve — chez nous, ou chez l’autre. Si la réponse est « chez l’autre », c’est la ligne à traiter en premier.
Le niveau qu’il faudrait — simple, avancée ou qualifiée, selon les trois questions de l’Ours : montant ou durée, risque de contestation, partie à l’étranger. La plupart des lignes diront « simple ». C’est une bonne nouvelle, à une condition.
Qui la conserve — un prénom, comme toujours dans cette série.
La condition. Une signature simple se défend avec trois pièces, rangées ensemble : le document exact, en PDF et non sous forme de lien ; le message ou l’écran qui l’accepte, avec sa date ; le nom de la personne qui l’a accepté. Avec les trois, le clic de Karim et le « OK pour moi » ont de quoi se défendre. Si l’une manque, ce sont des souvenirs.
Datez la fiche, et rouvrez-la chaque fois qu’un client vous ouvre un nouveau portail.
Cinq minutes, lundi matin
Trois gestes. Seul, sans budget, sans réunion.
Retrouvez l’image de votre signature. Celle qui a servi au dernier contrat envoyé en pièce jointe. Regardez qui peut ouvrir le dossier où elle se trouve. Si la réponse est « tout le monde », rangez-la ailleurs, ou effacez-la.
Vérifiez une signature que vous avez reçue. Le navigateur des listes de confiance de la Commission européenne permet une recherche à partir d’un fichier signé. Il indique si le certificat a été délivré par un prestataire qualifié [7]. C’est gratuit et rien ne s’installe. Choisissez un document sans enjeu de confidentialité.
Lisez la clause de preuve du portail de votre plus gros client. Dans ses conditions d’utilisation, cherchez « preuve », « signature », « journal ». Vous saurez ce que prouve votre clic avant qu’on vous le rappelle.
La boîte à gants, refermée. Le 2 septembre, la fiche n° 1 comptait davantage de lignes que septembre ne comptait de mercredis. C’était voulu : un échantillon, pas l’ensemble. En cinq mercredis, sept lignes ont trouvé leur fiche — ce que vous vendez, ce que vous détenez, ce que vos clients vous demandent, et ce que vous pouvez prouver. Les autres ont leur mois.
En janvier : les durées de conservation, que nous vous devons depuis la fiche n° 3, le secret des affaires, le secret professionnel, les pièces d’identité, les documents de société, le Data Act et le dispositif d’alerte interne. En février : le nom de domaine et l’hébergement, la marque et la propriété intellectuelle, l’accessibilité, la vente à distance. Trois lignes n’ont pas encore de mois — l’intelligence artificielle, les machines, la lutte contre le blanchiment ; nous ne les oublions pas. Les deux lignes vides, elles, sont toujours à vous.
Rangez les cinq fiches ensemble. C’est une boîte à gants, pas une bibliothèque.
En janvier : les durées de conservation, que nous vous devons depuis la fiche n° 3, le secret des affaires, le secret professionnel, les pièces d’identité, les documents de société, le Data Act et le dispositif d’alerte interne. En février : le nom de domaine et l’hébergement, la marque et la propriété intellectuelle, l’accessibilité, la vente à distance. Trois lignes n’ont pas encore de mois — l’intelligence artificielle, les machines, la lutte contre le blanchiment ; nous ne les oublions pas. Les deux lignes vides, elles, sont toujours à vous.
Rangez les cinq fiches ensemble. C’est une boîte à gants, pas une bibliothèque.
Mercredi prochain
Mercredi prochain, octobre commence, et nous quittons les textes pour la maison. Plus de Journal officiel, plus de règlement : ce qui tient votre entreprise debout au quotidien, et ce qui la fragilise sans bruit — par commodité, par habitude, parfois par gentillesse.
Une question d’ici là : combien de choses, chez vous, ne fonctionnent que parce que quelqu’un s’en souvient ?
Références
- Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 (eIDAS), JOUE L 257 du 28.8.2014, applicable depuis le 1er juillet 2016, modifié par le règlement (UE) 2024/1183 du 11 avril 2024, JOUE L du 30.4.2024, en vigueur le 20 mai 2024 — art. 2 § 3 ; art. 3, points 10 à 12 ; art. 5 bis § 1, § 5 g) et § 15 ; art. 5 septies § 2 ; art. 24 bis § 1 ; art. 25 ; art. 26. Version consolidée publiée par EUR-Lex : 18 octobre 2024, rectificatifs jusqu’au 7 avril 2026.
- Code civil, art. 1356, art. 1366 et art. 1367, dans leur rédaction issue de l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016, en vigueur depuis le 1er octobre 2016. Versions consultées au 30 septembre 2026.
- Décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique, JORF du 30 septembre 2017, en vigueur le 1er octobre 2017 — art. 1.
- Code de commerce, art. L. 110-3, version en vigueur depuis le 21 septembre 2000 (codifié par l’ordonnance n° 2000-912 du 18 septembre 2000). Version consultée au 30 septembre 2026.
- Cour de cassation, chambre sociale, 14 décembre 2022, pourvoi n° 21-19.841, publié au Bulletin, ECLI:FR:CCASS:2022:SO01408 — Cour de cassation ; Légifrance.
- Règlements d’exécution (UE) 2024/2977 et 2024/2981 de la Commission du 28 novembre 2024, JOUE L du 4.12.2024, entrés en vigueur le vingtième jour suivant leur publication, soit le 24 décembre 2024.
- Commission européenne, EU/EEA Trusted List Browser, eIDAS Dashboard — recherche à partir d’un fichier signé. Consulté le 30 septembre 2026.
- ISO/IEC 27001:2022 et ISO/IEC 27005:2022, Organisation internationale de normalisation.
Situation arrêtée au 30 septembre 2026.